Online toplantı dönemi
Online toplantı dönemi
Toplantılar iş dünyasının olmazsa olmazı. Her ne kadar hoşumuza gitmese de, zaman kaybı olarak görsek de toplantısız da yapamıyoruz. Gidişi ayrı dert, dönüşü ayrı dert, trafik, zaman kaybı, hele bir de başka şehir ve ülkedeyse ek olarak para kaybı. Şirketler de bunun önüne geçmek için toplantıları online ortama taşıyor.
İş hayatında o toplantı senin bu toplantı benim sürekli koşturuyoruz. Özellikle İstanbul gibi trafik sorunu olan bir yerde yaşıyorsanız, ofisinizden çıkıp başka bir yere gitmek, toplantıya katılıp dönmek en az 3 saatinizi alıyor. Yolda yaşanan stres de cabası.
Zaman kaybetmenin yanı sıra başka bir şehir veya ülkede gittiğimiz toplantılar mali olarak da şirketlere zarar veriyor. Uçak parası, otel parası ve diğer masraflar... Üstelik onca yolu gidip trafiği çektikten sonra toplantıya çok da verimli başlayamıyoruz. EffectiveMeetings.com’da yer alan bir habere göre, işadamlarının yüzde 91’i, toplantıda hayal kurduğunu, yüzde 96’ı konuşulanları kaçırdığını söylüyor. Yüzde 73’ü ise yolda kaybolan zamanı telafi etmek, işlerini toparlamak, yetiştirmek için toplantıya başka iş getiriyor. Yüzde 39’u da aşırı dozda toplantı yapıldığını ifade ediyor. Hem zaman hem de para kaybediyoruz, yoruluyoruz ama toplantısız da olmuyor.
Şirketler bir süredir bu sorunu online toplantı yaparak çözüyor. Çeşitli teknolojileri kullanarak yol, para ve zamandan tasarruf ediyorlar. Gelişen teknoloji sayesinde neredeyse gerçek bir toplantı kalitesinde görüşmeler de yapılabiliyor. Şirketlerin her kademesinden çalışanlar artık bu sistemi kullanıyor.
Online toplantıların amacı zaman kaybını önlemek ve seyahat maliyetlerini azaltmak. Böylece verimlik de artıyor, iş-yaşam zaman dengesi destekleniyor. Yüksek çözünürlüklü online toplantılar ofis dışından ve evden çalışmayı da desteklediği için yine zaman ve kaynak tasarrufu sağlanıyor. Sadece şirket içi değil, şirket dışı müşteriler, tedarikçiler, iş ortakları ile de bu şekilde görüşmeler yapılabiliyor.
Kullanılan en yaygın teknolojilerden biri WebEx. WebEx, PC, tablet veya akıllı telefonlar aracılığıyla her an ve her yerden video destekli web konferanslarına katılma imkanı sunuyor. Edilen tasarruf ise hiç az değil. Cisco’nun istatistiklerine göre sadece 2010 yılında WebEx teknolojisi kullanılarak 700 bin dolar tasarruf edilmiş. Bu oranın önümüzdeki yıllarda 2-4 milyon dolar arası olması hedefleniyor. Amerikalı güvenlik sistemleri şirketi Grote Industries, satış toplantılarının maliyetinin 50 bin doların üzerinde olduğunu tespit etmiş, WebEx’i kullanarak toplantı maliyetlerini yüzde 90’ın üzerinde azaltmış. Yazılım şirketi SunGard, WebEx’i kullanarak çok önemli olmayan yaklaşık 22 bin iş seyahatinden kurtulmuş.
Hatta uluslararası şirketlerdeki yöneticiler genel kurul toplantılarını da bu yolla yapıyor. Böylece zamandan ve paradan kazanırken ek olarak karbondioksit salınımı da azaltmış oluyor.
Bu şekilde toplantı yapanların büyük bir kısmı zamanla yüz yüze toplantıların yerini online toplantıların alacağını düşünüyor. Ama karşılıklı yapılan toplantı kadar verimli olamayacağını düşünenler de var. Bilgi paylaşımı, beyin fırtınası yapmak, problem çözmek ve ilişki kurmak konularında yüz yüze toplantılar daha faydalı bulunuyor. Tabii işin dozu kaçınca bu çalışmamızı da engelliyor. Gün içinde birçok toplantı olması zaman kaybettirdiği için mesai bitse bile işleri yetiştirmek için geç saatlere kadar çalışmak zorunda kalabiliyoruz veya eve iş götürebiliyoruz.
Online toplantılarda dikkat edilmesi gerekenler
Belli bir planınız olsun: Ne konuşacağınız zaten bellidir fakat yine de bir gündem belirleyin. Kimlerin katılacağını not edin. Konu başlıklarını ayarlayın. Toplantıda kimin hangi konuyu konuşacağını, neyin ne zaman yapılacağını herkesin bildiğinden emin olun.
Odaklanın: Online toplantılarda birçok işi bir arada yapmak isteyebilirsiniz. Sunum yapılırken e-postalarınızı okumak veya iş arkadaşınızla yeni proje hakkında konuşmak gibi. Bunu yapmayın. Özellikle video konferans ise toplantıya odaklanma konusunda dikkatli olun. Eğer evden bağlanıyorsanız çocuğunuzun, evdeki hayvanların görüntülenmesine izin vermeyin.
Uygun teknolojiyi düzgün bir şekilde kullanın: Bunu zamandan kazanmak ve masrafları kısmak için yaptığınızı unutmayın. Bilgisayarınızı önceden ayarlayın. Eğer bilgisayarınız zaman zaman takılıyor, donuyorsa görüşme başlamadan önce kapatıp açın. Herkesi bekletmek istemezsiniz.
10-15 dakika erken bağlanın: Bu teknolojiyi daha önce kullanmış veya ilk kez karşılaşıyor olabilirsiniz. Bir aksilik, aksaklık yaşanmaması için önceden bağlanıp problem çıkmayacağından emin olmak gerekli. Yüklemeniz veya güncellemeniz gereken programlar olabilir.
Alternatif yollar düşünün: Her an her şey olabilir. Bir aksilik çıkması durumunda alternatif iletişim yollarınız mutlaka olsun.
İnternet bağlantınızdan emin olun: Video konferans sırasında birinin büyük boyutlu, yüklü bir dosya indirmediğinden emin olun. İnternet hızı böyle görüşmelerde önemlidir. Ses de bağlantı hızıyla alakalı olduğun için internet bağlantısını meşgul etmemeye bakın.
Diğer programları kapatın: Bilgisayardan katıldığınız bir görüşmeyse Photoshop gibi programları kapatın. Kullanmadığınız programlar varsa onları da kapatın. Böylece görüşmeniz sekteye uğramaz. Ayrıca laptop veya netbooktan bağlanıyorsanız şarjınızın yeteceğinden de emin olun.
E-posta ile özet geçin: Yüz yüze yapılan toplantılardan sonra genel bir kritik yapılır, konuşulan şeylerin üzerinden geçilir. Sizde bunu e-postayla yapın. Katılımcılara alınan kararları, önemli noktaları anlatan bir e-posta atın.
Hazırlıklı gelin: Toplantıdan önce her şeyin hazır olduğundan emin olun. Dosyalarınız, evraklarınızı kolay ulaşabileceğiniz bir yerde olsun. Bir de onları aramakla uğraşmayın. Yüz yüze yapılan toplantılarda çantaya uzanıp kağıt çıkarmak, evrak karıştırmak normal davranışlar gibi görünürken online toplantılarda ekran görüntüsünden çıkmanız pek hoş görünmez, görüşmeye hazırlanmamış hissi uyandırır.
Kameraya bakın: Yüz yüze görüşmelerde nasıl göz teması önemliyse burada da aynı şey geçerli. Kamerayı en iyi görebileceğiniz, kameranın da sizi en iyi görebileceği pozisyonda oturun. Herkesle göz kontağı kurmaya çalışın.
Fona dikkat: Video konferans yapacağınız zaman etrafta neler olduğuna da dikkat edin. Ofisteyken çok tehlikeli durumlar olmaz ama evden bağlanıyorsanız arkanızda asılı duran çamaşırlar, kirli bulaşıklar hoş bir görüntü oluşturmaz. Ofisteyseniz de masanızın derli toplu olmasına dikkat edin.
İyi bir kamera kullanın: Laptop’unuzdaki kamera işinizi görebilir ama harici bir kamera daha iyi olur. Işığı daha iyi ayarlayabilir, daha net görüntü sağlayabilirsiniz. Daha da profesyonel bir imaj çizmiş olursunuz.
Sesler de önemli: İyi bir mikrofon takımı kullanmak önemli. Sesin karşı tarafa net ve anlaşılır gitmesine dikkat edin. Ses yapabilecek her şeyi kapatın. Mesela klima. Veya dışarıdan ses gelmesini engellemek için pencerenizi de kapatın. Ses kalitesi görüntü kalitesinden daha önemli. Her konuşmaya başladığınızda cızırtı veya gürültü gelirse o toplantı verimsiz olur.
Avantajları-dezavantajları
Avantajları
- Zaman ve para tasarrufu sağlar.
- Çalışma ortamını terk etmeden toplantıya katılabilirsiniz.
- Toplantıyı kaydedip katılamayanlara izletebilir, kaçırdığınız kısımları tekrar seyredebilirsiniz.
- Moderatörlük yapmak daha kolaydır, çok konuşan konuşmacının sesini kısabilirsiniz.
Dezavantajları
- Konuşmacının, sunumu yapan kişinin heyecanını yüz yüze olan ortamda olduğu gibi alamayabilirsiniz.
- Dikkat dağılmasın diye sunumu daha ilginç hale getirmek gerekebilir.
- Teknoloji yeterli değilse sunumu yapan kişi izleyicilerden yeterli geribildirimi alamaz.
- Bazen teknik aksaklıklar yaşanabilir.
Kaynak: productivity501.com/Hürriyet İK